Création et gestion de groupe unifié
Les groupes unifiés permettent de choisir un ensemble de personnes avec lesquelles nous souhaitons collaborer et de configurer facilement une collection de ressources à partager avec ces personnes, comme une boîte de réception Outlook partagée, un calendrier partagé ou une bibliothèque de documents pour collaborer sur des fichiers.
Il est ainsi possible de collaborer avec des collègues sur la rédaction de documents, la création de feuilles de calcul, l’élaboration de plans de projets, la planification de réunions ou l’envoi de messages électroniques.
Concrètement, un enseignant peut créer un groupe avec les élèves de sa classe. Ainsi ils peuvent collaborer sur des documents, participer et/ou ajouter du contenu sur les différentes applications partagées du groupe.
Table des matières :
1......................................................................... Création d'un groupe
2......................................................................... Ajouter les participants (Attention bug)
3......................................................................... Ajouter des membres plus tard
4......................................................................... Supprimer un membre
5......................................................................... Modification et gestion d’un groupe
6......................................................................... Gestion des demandes d’adhésion
7......................................................................... Suppression d’un groupe
8......................................................................... Autres options à connaître
8.1.......................................................... Configurer les abonnements (notifications)
8.2.......................................................... Envoi de mail depuis la boîte du groupe
8.3.......................................................... Applications partagées avec le groupe
8.4.......................................................... Inviter d’autres personnes
8.5.......................................................... Renouvellement du groupe
8.6.......................................................... Adresse mail du groupe unifié
8.7.......................................................... Expiration du groupe
8.8.......................................................... Ajout de l'ID d'Établissement au nom du groupe
1. CRÉATION D’UN GROUPE
Les groupes peuvent être créer dans Courrier et dans Contacts
Depuis Courrier
Depuis Contacts
- Remplir le champ Nom
- Une adresse e-mail est automatiquement créée à̀ partir du nom du groupe.
- Modifier la confidentialité́ en Privé ou Public
Privé : Seuls les membres approuvés peuvent afficher le contenu
Public : Tous les utilisateurs de votre organisation peuvent afficher le contenu
- Cliquer sur Créer
Le groupe est maintenant créé. Il est visible dans la liste des groupes.
Visible dans Courrier
Visible dans Contacts
2. AJOUTER LES MEMBRES.
Juste après la création du groupe, une fenêtre propose d’ajouter des membres au groupe.
- Taper le nom du participant.
Une fois que le système l’a trouvé (Çela peut prendre quelques secondes), cliquer dessus et recommencer avec les autres participants. Il peut y avoir max 250 membres dans le groupe.
- Une fois les membres ajoutés, il faut définir s’ils sont Membre ou Propriétaire.
Membre : Ne peut pas supprimer les mails du groupe
Propriétaire : Peut supprimer les mails du groupe
Mettre un membre en propriétaire ne le rend pas propriétaire du groupe.
- Cliquer sur Ajouter pour terminer.
- Les participants reçoivent un mail de bienvenue dans le groupe. Le mail est envoyé́ depuis l’adresse du propriétaire, pas celle du groupe.
Important : Actuellement, il est possible que l'on ne puisse pas ajouter des membres lors de la création du groupe. C'est un bug connu chez Microsoft.
Si l'erreur survient, cliquer sur Plus tard et Quitter
Il faut ensuite attendre de recevoir le mail de notification qui nous indique que l'on a rejoint le groupe (entre 15 et 20 minutes).
Une fois le mail reçu, il est possible d'ajouter les membres (voir procédure ci-dessous)
3. AJOUT DE MEMBRES PLUS TARD
Il est possible d'ajouter des membres après la création d'un groupe.
- Aller dans Contacts --> Groupe --> Propriétaire, sélectionner le groupe auquel il faut ajouter des membres.
- Dans la barre en haut, choisir Ajouter des membres
4. SUPPRIMER UN MEMBRE
Le propriétaire du groupe peut à̀ tout moment supprimer un membre du groupe.
- Aller dans Contacts --> Groupe --> Propriétaire, sélectionner le groupe auquel il faut supprimer des membres.
- Cliquer sur la croix qui se trouve à côté du membre à supprimer.
- Cliquer sur Oui pour valider
5. MODIFICATION ET GESTION D’UN GROUPE
Le propriétaire du groupe peut en tout temps modifier et gérer le groupe.
Il peut :
- Ajouter ou supprimer un membre
- Modifier le nom du groupe
- Modifier les paramètres (confidentialité́, langue des notifications, courrier externe et abonnement)
- Approuver ou refuser les demandes d’adhésion des personnes ajoutées par des membres
- Supprimer les mails de la boîte de réception du groupe
Pour modifier un groupe, aller dans Contacts --> Groupe --> Propriétaire, sélectionner le groupe à modifier/gérer et cliquer sur Modifier
Cette fenêtre s’ouvre pour faire les modifications nécessaires.
- Dans A Propos, les informations/paramètres relatifs au groupe.
- Dans Membres pour l’ajout ou la suppression d’un membre, ainsi que le statut du Membre
(Membre ou Propriétaire)
6. GESTION DES DEMANDES D’ADHÉSION
Les membres d’un groupe peuvent faire des demandes d’ajout d’autres membres.
- Dans Contacts --> Groupe --> Membre, sélectionner le groupe auquel il faut ajouter des membres et cliquer sur Ajouter des membres.
Une demande d’adhésion est envoyée par mail au propriétaire du groupe. Il voit aussi les demandes d’adhésion directement dans le groupe.
Il peut approuver ou refuser la demande directement depuis le mail ou dans les paramètres. C’est uniquement le propriétaire qui peut approuver ou refuser la demande d’adhésion
- Mail reçu : (le mail est envoyé́ depuis l’adresse de celui qui a fait la demande d’ajout)
- Vue des demandes d’adhésion dans Outlook
Lorsque la demande est approuvée, le nouveau membre reçoit un mail automatique depuis l’adresse du propriétaire qui lui indique qu’il a été ajouté au groupe.
Lorsque la demande est refusée, le membre qui a fait la demande d’ajout reçoit un mail automatique depuis l’adresse du propriétaire qui l’informe que sa demande d’ajout a été refusée.
7. SUPPRESSION D’UN GROUPE
Le propriétaire du groupe peut à tout moment supprimer le groupe.
Il suffit d’aller dans Contacts --> Groupe --> Propriétaire, sélectionner le groupe à supprimer et cliquer sur Modifier.
En bas de la fenêtre, il y a l’option Supprimer le groupe
Une fenêtre de confirmation s’affiche.
Cocher la case Je comprends que tout le contenu du groupe sera supprimé et cliquer sur Supprimer
8. AUTRES OPTIONS À CONNAÎTRE
8.1. CONFIGURER LES ABONNEMENTS (NOTIFICATIONS)
Afin de ne pas devoir jongler entre plusieurs boites de réception, il existe une option qui permet de faire suivre les mails, les évènements de calendrier et les conversations du groupe dans la boîte de réception personnelle. Cette option peut être utile, surtout si l'utilisateur fait partie de plusieurs groupes.
Si l'option n'est pas activée, l'utilisateur recevra uniquement les notifications des événements de groupe et les réponses de suivi sur ses messages lorsqu'il participera ou commencera une conversation de groupe.
- Activation de l'abonnement lors de la création du groupe :
Lors de la création du groupe, cliquer sur Modifier.
Cocher la case Abonnement et vérifier la langue des notifications.
Si cette option est activée lors de la création du groupe, l'option Suivre dans la boîte de réception sera active chez tous les membres.
- Activation/désactivation de l'abonnement (notification) :
Le propriétaire peut à̀ tout moment modifier cette option.
Aller dans Contacts --> Groupe --> Propriétaire, sélectionner le groupe et cliquer sur Modifier.
Cocher ou décocher la case Abonnement et cliquer sur Enregistrer.
En cas d'activation, vérifier la langue des notifications
- S'il active les notifications :
Tous les membres du groupe recevront désormais toutes les conversations et tous les événements dans leur boîte de réception.
- S'il désactive les notifications :
La modification n'affectera que les nouveaux membres qui rejoindront le groupe. Les membres existants resteront tels quels.
- Gestion par l'utilisateur.
L'utilisateur peut à̀ tout moment activer/désactiver l'option Suivre dans la boîte de réception. Cela n'impacte que l'utilisateur.
Cliquer sur Suivre / Ne plus suivre ou faire glisser le bouton Suivre dans la boîte de réception.
8.2. ENVOI DE MAIL DEPUIS LA BOÎTE DU GROUPE
Par défaut, les mails envoyés depuis la boîte de réception du groupe se font depuis l’adresse principale de l’expéditeur. Si on veut envoyer un mail depuis l’adresse du groupe, il faut changer l'expéditeur manuellement.
Actuellement cette option n'est pas active, car elle nécessite d'avoir des droits dans Exchange que les utilisateurs n'ont pas. Il n'est pas possible d'activer cette option de façon global, mais au cas par cas. Après réflexion avec l'ingénierie, il a été décidé de ne pas proposer cette option pour l'instant. La discussion peut être réouverte suivant le nombre de demande.
- Pour modifier l’adresse d’expédition, cliquer sur les ... et sélectionner Afficher le champ De
- Cliquer sur De et choisir Autre Adresse de Courrier et introduire l’adresse mail du groupe.
8.3. APPLICATIONS PARTAGÉES AVEC LE GROUPE
Ces applications peuvent être utilisée pour collaborer dans le groupe.
8.4. INVITER D’AUTRES PERSONNES
Cette option permet d’inviter par mail une personne de l’organisation à rejoindre le groupe. La personne reçoit un mail avec un lien. Elle est ainsi libre d’accepter ou pas d’entrer dans le groupe.
8.5. RENOUVELLEMENT DU GROUPE
Au bout de 365 jours, le ou les propriétaires du groupe reçoit une notification par mail lui demandant de renouveler son groupe. S'il n'est pas renouvelé́, le groupe et son contenu (mails, fichiers etc.) sera supprimé.
8.6. ADRESSE MAIL DU GROUPE UNIFIÉ
Par défaut, seuls les membres de l'organisation peuvent envoyer un mail à l'adresse du groupe. Il est possible d'autoriser des personnes externes à envoyer des mails au groupe.
1. Aller dans Contacts --> Groupe --> Propriétaire, sélectionner le groupe à modifier/gérer et cliquer sur Modifier
2. Cocher la case Laisser les utilisateurs extérieurs à l'organisation envoyer des courriers aux groupes et cliquer sur Enregistrer
8.7. EXPIRATION DES GROUPES
Afin de limiter les groupes inutilisés, il a été décidé́ de leur mettre une date d'expiration. Dès à présent, tous les nouveaux groupes créés expirerons après 365 jours.
Les groupes existants expirerons 365 jours après l'activation de cette option.
Les propriétaires des groupes recevront des notifications par mail avec la date d'expiration du groupe 30 jours avant, ensuite 15 jours et 1 jours. Si le propriétaire ne clique pas sur "renouveler le groupe", celui-ci sera supprimé́ avec tout ce qu'il contient. S’il le renouvelle, c'est pour 365 jours.
8.8. AJOUT DE L'ID D'ÉTABLISSEMENT AU NOM DU GROUPE
Afin de laisser plus de possibilités aux l’Établissements quant au nom de leur groupe, il a été décidé d'ajouter automatiquement l'ID (aussi appelé ID Seneps) de l'Établissement au nom du groupe. Il n'est pas possible d'enlever l'ID.
Ainsi il peut y avoir plusieurs groupes avec le même nom.
On retrouve l'ID dans AD Azure dans le compte utilisateur, sous Infos de contact --> Département ou région
Documentations Officielle Microsoft :
Création groupe
https://support.microsoft.com/fr-fr/office/cr%C3%A9er-un-groupe-dans-outlook-04d0c9cf-6864- 423c-a380-4fa858f27102#ID0EACAAA=Web
Gestion groupe
https://support.microsoft.com/fr-fr/office/afficher-et-g%C3%A9rer-vos-groupes-dans-outlook-sur-le- web-23462715-f405-416a-807f-7e9d02ae5ca9